浙江省舟山市人民政府办公室


舟政发〔2001〕163 号


舟山市人民政府关于印发舟山市行政机关公文处理实施细则的通知

各县（区）人民政府，市政府直属各单位：
现将《舟山市行政机关公文处理实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。




二ΟΟ一年十二月十九日



舟山市行政机关公文处理实施细则

为了进一步做好我市行政机关公文处理工作，提高办文质量和效率，促进公文处理工作规范化、制度化、科学化。根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发［2000］23号）和浙江省人民政府关于贯彻执行《国家行政机关公文处理办法》的意见（浙政发［2001］5号）的规定，制定本实施细则。
一、行文规则
（一）我市行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
（二）行文应当确有必要，注重效用。
（三）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
（四）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。
（五）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
（六）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
（七）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
（八）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
（九）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”；如果直接交办，应随文附上上级机关负责人原批示复印件。
二、公文种类
（一）我市行政机关的公文种类主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、意见、批复、函、会议纪要。
（二）根据公文内容和发送范围，市政府公文分3类：
1、《舟山市人民政府令》，用于市政府发布行政措施。
2、《舟山市人民政府文件》，按使用性质编四种字号。
⑴“舟政”字号文件，用于上行文；
⑵“舟政发”字号文件，用于普发范围的下行文或平行文；
⑶“舟政干”字号文件，用于任免干部通知；
⑷“舟政函”字号文件，用于部分或个别单位受文的下行文或平行文。
3、市政府会议纪要，分为《舟山市人民政府市长办公会议纪要》和《舟山市人民政府专题会议纪要》，分别单独编号。
（三）市政府办公室公文，根据公文内容和发送范围分3类：
1、《舟山市人民政府办公室文件》，按使用性质，编三种字号。
⑴“舟政办”字号文件，用于上行文；
⑵“舟政办发”字号文件用于普发范围的下行文或平行文；
⑶“舟政办函”字号文件，用于部分或个别单位受文的下行文或平行文。
2、《舟山市人民政府办公室抄告单》，编“舟政办抄”，主要用于答复各地各部门的请示事项或不宜原件复印的市政府领导批示的事项。
3、《舟山政办通报》，主要用于摘要印发市政府领导在全市性重要会议上的讲话，以及其他需要各地各部门周知的文稿。
三、公文格式
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识由发文机关全称或者规范化简称，加“文件”组成；联合行文，主办机关排列在前，按照党、政、军、群的顺序排列。
（四）发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”、“意见”应当在附注处括号内标注联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（九）公文除“会议纪要”、“舟山政办通报”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十一）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十二）抄送机关一般按党委、人大、政协、军队、法院、检察院的顺序排列。
（十三）公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
四、公文处理
（一）公文处理指公文的发文办理、收文办理、公文归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
（二）发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
1、拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由和依据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
2、公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。
3、以本机关名义制发的上行文，应由主要负责人签发。如遇主要负责人外出等特殊原因，可由主持工作的负责人签发，但发文机关必须以书面形式说明情况，随文上报；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
4、公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
（三）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
1、收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规划；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范；报送公文数量是否符合要求（报送市政府的请示、意见、报告一般为5份）。
2、经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关专业部门办理。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
3、承办的专业部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
4、收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
5、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
6、送负责人批示或者交有关部门办理的公文，承办部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
（四）公文归档。公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。
1、个人不得保存应当归档的公文。
2、归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
3、联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
4、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
5、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
（五）公文管理。公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
1、文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
2、上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
3、公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
4、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
5、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
6、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
7、销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
8、机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文，整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
五、本实施细则自2002年1月1日起实施。国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中已有规定，本实施细则未复述的，均按《国家行政机关公文处理办法》执行。

化工部


化学工业档案管理暂行办法

1987年10月7日，化工部

第一章 总 则
第一条 根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条件》和国务院批准的《科学技术档案工作条例》等文件，特制定本管理办法。
第二条 化学工业档案是指化工系统各单位在工作中形成的应归档保存的文件材料、图纸、帐薄、凭证、影片、照片、录音带、录像带等。
第三条 按照档案集中统一管理的原则，各类档案（包括文书档案、科技档案、财会档案、声像档案）必须实行集中统一管理。
第四条 各单位必须严格执行党和国家对档案工作的方针、政策、行政法规，执行保密、保卫等规章制度。

第二章 管理体制、干部
第五条 各单位应切实加强对档案工作的领导，要明确一位领导分管档案工作。
第六条 各单位要将档案工作纳入领导的议事日程和职责范围，作为领导人政绩考核的一部分。分管领导应为档案部门创造必要的工作条件，妥善解决工作中遇到的问题。
第七条 各单位要设立适合工作需要的统一管理档案的机构，有条件的大型企业可建立企业档案馆或企业档案资料信息中心，小型企事业单位应配备专人从事档案管理工作。科室、车间应设立兼职档案员，明确职责，健全档案管理网络体系。档案部门要加强业务指导，帮助各业务部门开展好档案工作。
第八条 各单位档案部门有责任监督、检查、指导有关业务部门和有关人员做好档案的收集、积累、整理和归档工作。各级领导机关的档案部门应对所属企业、事业单位档案工作进行监督、检查、指导。
第九条 各单位应为档案部门配备足够数量的具有较高政治水平和一定文化知识、专业知识、身体健康能胜任工作的专职档案干部，并要配备一定数量的科技人员从事科技档案工作，以保证开展工作的需要。
第十条 各单位对档案管理人员要有计划地进行业务培训，不断提高其业务水平和管理水平。对新从事档案工作的人员要实行先培训后上岗的原则。对文化水平偏低的年轻同志，要限期补习到高中文化水平。
第十一条 档案干部要做到相对稳定，尽可能减少调动。确因工作需要调动时，应对其所管理的档案全面核对无误后，才能办理交接调动手续。
第十二条 档案干部必须坚持四项基本原则，热爱档案事业，努力学习，不断提高政治水平和文化、业务水平，做好本职工作。
第十三条 档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，并按档案专业或工程技术专业职务聘任。
第十四条 对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，应给予表彰奖励。

第三章 管 理 要 求
第十五条 各单位档案工作要纳入行政、技术、科研、生产、经营等各项管理程序，纳入有关部门职责范围和有关人员岗位责任制，纳入厂（院、所）规，要和经济责任制挂钩。
第十六条 各单位档案管理部门应根据工作实际需要，制订各项档案工作制度，并确定各类档案的归档范围、程序、手续。
第十七条 各单位应建立健全文书材料预立卷制度，按年度在规定时间内，由文书部门或具体业务部门按其业务范围整理归档。
第十八条 科技文件材料由承办单位或项目、专题承办人员负责收集、积累、整理，在科技活动结束后，按专题项目归档。项目跨越时间过长的，可分阶段归档。
第十九条 财会档案由文件产生部门整理立卷，按年度在规定时间内归档。
第二十条 声像档案应随时归档。
第二十一条 对归档的文件、材料、图纸、报表、账薄、凭证等，都应要求字迹工整，图样清晰，禁止用铅笔和不适宜长久保存的圆珠笔书写。
第二十二条 归档的各类文件材料一般归档一式一份，比较重要和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
第二十三条 档案的保管期限划分为永久、长期（16～50年）、短期（1～15年），对介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
第二十四条 工作人员因公外出（包括出国）考查、参观学习、参加各种会议收集获得的文件材料、参考资料，应按照归档范围的规定向档案部门移交归档。
第二十五条 档案部门应参加外购设备的开箱。对随机的技术文件材料，在进行核对、登记后，立即归档保存。对需要使用随机技术文件、材料的部门，由档案部门负责复制提供。
第二十六条 档案部门应参加本单位科研成果、技改项目、新产品定型的签定，参加本单位工程项目的竣工验收，没有完整、准确、系统的档案材料，不算完成任务，不予签字验收。
第二十七条 企业产品和工程项目创优、科研成果评奖的归档文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，未经档案部门签署意见，不得申报成果。
第二十八条 各单位应有满足档案保管需要的库房，库房应有防火、防盗、防尘、防光、防有害生物、防污染措施，并应逐步创造条件，解决库房温度、湿度的调节问题。
第二十九条 档案部门的办公室、阅览室必须与档案库房分开，暂时分不开的必须采取有效的安全措施，以保证档案的安全。
第三十条 各单位必须有满足工作需要的档案装备和案卷保管装具，并应根据工作需要，为档案部门配备必要的设备。
第三十一条 各单位应将档案管理现代化列入本单位现代化管理的整体规划中统筹考虑。要逐步应用电子计算机管理档案，有条件的大、中型企业、事业单位还应逐步应用缩微复制技术保管档案。
第三十二条 文件材料归档后，档案部门应及时进行分类、编目、编制索检工具，积极提供利用。
编制档案检索工具、档案著录卡片、专题文件目录（卡片）等，按ＧＢ3792．5～85《档案著录规则》执行。
第三十三条 对案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，文件材料收集完整，内容可靠，分类清楚，组卷合理，标题简明扼要，文件排列系统，保管期限划分准确，装订整齐。
各单位还应根据实际，参照上级有关规定，制订详细的案卷质量标准，严格把好案卷质量关。
第三十四条 各单位档案部门要认真改变工作作风，主动了解本单位各项工作对档案的需求，积极、主动、热情、有目的地提供档案。
第三十五条 档案部门应注重档案材料的二次加工工作，积极开展编研，组织编写组织机构沿革，大事记，基础数字汇编，专题资料汇编，新产品、科研成果、基建工程简介，市场信息，用户反映，国内外同行业生产情况介绍等，以提供高层次的档案信息，满足利用者的需求。
第三十六条 各单位应定期检查档案的保管状况，对破损的档案要及时修补、复制。
第三十七条 各单位要注意搞好档案的鉴定工作，由主管领导、有关科室和档案部门组成鉴定小组，定期对已过保管期限的档案进行直接鉴定，提出存毁意见。销毁档案要慎重从事，销毁前应编制出销毁清册，经有关领导批准，并报上级主管机关备案。
销毁档案时，要指定专人监销，防止失密。
第三十八条 各级档案部门应建立健全统计工作。其主要内容为档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案利用及其效果统计等。
第三十九条 凡机构撤销、改组时，应对全部档案材料进行清理，并妥善保管，经有关领导批准后，向接收单位移交。
第四十条 各单位要注意档案保密工作。档案的密级划分为：绝密、机密、秘密三种，由各级保密委员会与档案部门根据上级的规定，结合实际划分。对够不上密级又不宜公开的，可划为“内部”。
第四十一条 各单位应健全划密档案的借阅手续，防止失密、泄密事件发生。对造成失密泄密事件的责任者，要视情节严肃处理。
第四十二条 对划密档案要定期进行审查，及时调整密级，以扩大档案的利用交流范围，使档案更好地为各项工作服务。

第四章 附 则
第四十三条 本办法解释权属化学工业部办公厅。
第四十四条 本办法自发布日起试行。